Das Datenschutzmanagementsystem (DSMS)

Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) soll die Umsetzung datenschutzrechtlicher Grundsätze bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten.

Dazu ist eine ständige Überwachung und Aktualisierung der Prozesse erforderlich.

Entsprechend Art. 5 DSGVO „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“ und unter Berücksichtigung des „Standard-Datenschutzmodells“ sind das:

• Reduzierung von erfassten Attributen der betroffenen Personen,
• Reduzierung der Verarbeitungsoptionen in Verarbeitungsprozessschritten,
• Reduzierung von Möglichkeiten der Kenntnisnahme vorhandener Daten,
• Bevorzugung von automatisierten Verarbeitungsprozessen, die eine Kenntnisnahme verarbeiteter Daten entbehrlich machen,
• Implementierung automatischer Sperr- und Löschroutinen, Pseudonymisierungs- und Anonymisierungsverfahren,
• Regelungen zur Kontrolle von Prozessen zur Änderung von Verarbeitungstätigkeiten.

• Anfertigung von Sicherheitskopien von Daten, Prozesszuständen, Konfigurationen, Datenstrukturen, Transaktionshistorien,
• Schutz vor äußeren Einflüssen,
• Dokumentation der Syntax der Daten,
• Redundanz von Hard- und Software sowie Infrastruktur ,
• Umsetzung von Reparaturstrategien und Ausweichprozessen,
• Vertretungsregelungen für abwesende Mitarbeitende.

• Einschränkung von Schreib- und Änderungsrechten,
• Einsatz von Prüfsummen, elektronische Siegeln und Signaturen in Datenverarbeitungsprozessen,
• dokumentierte Zuweisung von Berechtigungen und Rollen,
• Prozesse zur Aufrechterhaltung der Aktualität von Daten,
• Festlegung des Sollverhaltens von Prozessen und regelmäßiges Durchführen von Tests zur Feststellung und Dokumentation der Funktionalität, von Risiken sowie Sicherheitslücken und Nebenwirkungen von Prozessen,
• Festlegung des Sollverhaltens von Abläufen bzw. Prozessen und regelmäßiges durchführen von Tests zur Feststellbarkeit bzw. Feststellung der Ist-Zustände von Prozessen.

• Festlegung eines Rechte- und Rollen-Konzeptes nach dem Erforderlichkeitsprinzip auf der Basis eines Identitätsmanagements durch die verantwortliche Stelle,
• Implementierung eines sicheren Authentisierungsverfahrens,
• Eingrenzung der zulässigen Personalkräfte auf solche, die nachprüfbar zuständig, fachlich befähigt, zuverlässig und formal zugelassen sind sowie keine Interessenskonflikte bei der Ausübung aufweisen,
• Festlegung und Kontrolle der Nutzung zugelassener Ressourcen insbesondere Kommunikationskanäle,
• spezifizierte, für die Verarbeitungstätigkeit ausgestattete Umgebungen,
• Festlegung und Kontrolle organisatorischer Abläufe, interner Regelungen und vertraglicher Verpflichtungen,
• Verschlüsselung von gespeicherten oder transferierten Daten sowie Prozesse zur Verwaltung und zum Schutz der kryptografischen Informationen,
• Schutz vor äußeren Einflüssen,

• Einschränkung von Verarbeitungs-, Nutzungs- und Übermittlungsrechten,
• programmtechnische Unterlassung bzw. Schließung von Schnittstellen bei Verarbeitungsverfahren und Komponenten,
• regelnde Maßgaben zum Verbot von Backdoors sowie qualitätssichernde Revisionen zur Compliance bei der Softwareentwicklung,
• Trennung nach Organisations-/Abteilungsgrenzen,
• Trennung mittels Rollenkonzepten mit abgestuften Zugriffsrechten auf der Basis eines Identitätsmanagements durch die verantwortliche Stelle und eines sicheren Authentisierungsverfahrens,
• Zulassung von nutzerkontrolliertem Identitätsmanagement durch die verarbeitende Stelle,
• Einsatz von zweckspezifischen Pseudonymen, Anonymisierungsdiensten, anonymen Credentials, Verarbeitung pseudonymer bzw. anonymisierter Daten ,
• geregelte Zweckänderungsverfahren.

• Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten insbesondere mit den Bestandteilen Geschäftsprozesse, Datenbestände, Datenflüsse, dafür genutzte IT-Systeme, Betriebsabläufe, Beschreibungen von Verarbeitungstätigkeiten, Zusammenspiel mit anderen Verarbeitungstätigkeiten,
• Dokumentation von Tests, der Freigabe und ggf. der Vorabkontrolle von neuen oder geänderten Verarbeitungstätigkeiten,
• Dokumentation der Verträge mit den internen Mitarbeitenden, Verträge mit externen Dienstleistern und Dritten, von denen Daten erhoben bzw. an die Daten übermittelt werden, Geschäftsverteilungspläne, Zuständigkeitsregelungen,
• Dokumentation von Einwilligungen und Widersprüchen,
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen,
• Nachweis der Quellen von Daten,
• Versionierung,
• Dokumentation der Verarbeitungsprozesse mittels Protokollen auf der Basis eines Protokollierungs- und Auswertungskonzepts,
• Berücksichtigung der Auskunftsrechte von Betroffenen im Protokollierungs- und Auswertungskonzept.

• differenzierte Einwilligungs-, Rücknahme- sowie Widerspruchsmöglichkeiten,
• Schaffung notwendiger Datenfelder z. B. für Sperrkennzeichen, Benachrichtigungen, Einwilligungen, Widersprüche, Gegendarstellungen,
• dokumentierte Bearbeitung von Störungen, Problembearbeitungen und Änderungen am Verarbeitungstätigkeiten sowie an den Schutzmaßnahmen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes,
• Deaktivierungsmöglichkeit einzelner Funktionalitäten ohne Mitleidenschaft für das Gesamtsystem
• Implementierung standardisierter Abfrage- und Dialogschnittstellen für Betroffene zur Geltendmachung und/ oder Durchsetzung von Ansprüchen,
• Nachverfolgbarkeit der Aktivitäten der verantwortlichen Stelle zur Gewährung der Betroffenenrechte,
• Einrichtung eines Single Point of Contact (SPoC) für Betroffene,
• operative Möglichkeit zur Zusammenstellung, konsistenten Berichtigungen, Sperrung und Löschung aller zu einer Person gespeicherten Daten.